Op https://www.voicedata.nl/service/ verzamelen wij alle meldingen van ons en onze leveranciers die van toepassing zijn op de dienstverlening van Voicedata. Op deze pagina kun je dus altijd zien of er iets speelt of wanneer er gepland onderhoud is.

Voicedata is buiten kantooruren voor calamiteiten te bereiken op 074-8200980.

Wanneer je wenst in te loggen op ons online beheerportaal dien je de volgende url te gebruiken: https://login.voicedata.nl.

Natuurlijk hebben wij al onze systemen uitgewerkt in een handleiding, maar wat nog veel eenvoudiger werkt is onze WIKI pagina. Klik hier en ga naar www.voicedata.nl/wiki/.

Wij snappen dat telefonie niet dagelijkse kost is en dat het lastig kan zijn om de juiste oplossing te vinden. Wij proberen het eenvoudig te maken door onze website in te richten op ZZP, MKB en Grootzakelijk. Klik op de juiste link en je vindt de informatie die het best past bij jouw organisatie.

Telefoniediensten van Voicedata kennen geen meerjarige contracten, ieder abonnement zowel vast als mobiel is maandelijks opzegbaar. Internet en Glasvezel kennen wel langere contracten, van 12 tot 36 maanden.

De Algemene Voorwaarden zijn altijd toegevoegd in een link op de offerte of het contract. Je kunt de Algemene Voorwaarden van Voicedata downloaden via deze link.

Het komt af en toe voor dat op de beginpagina van onze factuur (het overzicht) de aantallen voor abonnementen anders zijn. De reden hiervan is dat er een overlap zit in de maandfacturatie.

Voorbeeld: Je hebt 10 gebruikers en voegt op 15 januari een 11e gebruiker toe. Op de maandfactuur van februari zal het totaal aantal op 12 gebruikers uitkomen, omdat de nieuwe gebruiker voor 2 periodes wordt gefactureerd. Dat is de periode van 15 tot en met 31 januari en van 1 tot en met 28 februari.

Je kunt je diensten opzeggen door een mail te sturen naar administratie@voicedata.nl, wij zullen zorgdragen voor een snelle reactie. Zou je daarbij ook aan willen geven wat de reden is waarom je de diensten opzegt?

Dit doe je met Call Detail Records (CDR) exports. Voicedata slaat alle gespreksstatistieken van de laatste 90 dagen op in operator online.

Wanneer je inlogt in onze portal via https://login.voicedata.nl kun je de volgende stappen doorlopen:

1. Klik op de tegel “Klantconfiguratie”
2. Ga links in het menu naar “CDR”
3. Klik op de knop “Filter” rechtsboven in en je krijgt allerlei criteria waaraan je rapportage kan of moet voldoen
4. Klik op de oranje knop “Filter” en je rapportage verschijnt

Tip: Vink het vakje “selectie exporteren” aan en je ontvang per mail een CSV bestand

• FAX USER – fax user
• ADMINISTRATOR – Kan alle diensten en financien bekijken en beheren.
• CDR USER – Bekijken van CDR gegevens op eigen account
• ENGINEER – Kan alle technische instellingen van de diensten aanpassen.
• FAX USER – Beheren van faxen op eigen account
• FINANCE – Kan financiele gegevens inzien en verwerken.
• GEBRUIKER – Kan eigen (gebruikers) instellingen wijzigen.
• GESPREKSOPNAMEN (ACCOUNT) – Gespreksopnamen beheren (account)
• GESPREKSOPNAMEN (EINDGEBRUIKER) – Gespreksopnamen voor eigen user
• SIM ADMINISTRATOR – Kan SIM-kaarten bij mobile orders blokkeren en vervangen
• SUPPORT – Kan technische en administratieve gegevens van alle diensten inzien.
• UC / COLIGO – Gebruiker om in te kunnen loggen op UC / Coligo
• USER ADMINISTRATOR – Kan de rechten van gebruikers op het eigen account beheren

Door te bellen naar 905 kun je een geluidsopname inspreken die daarna online beschikbaar is in ons portaal via https://login.voicedata.nl.

Lees het volgende artikel (met screenshots) hoe je dit doet in onze online portal: https://www.voicewiki.nl/article/geluidsopnamen-maken-en-koppelen-in-operator/.

Heb je geen bestaande voicemail of welkomstboodschap? Neem dan contact met ons op, dan helpen we je direct.

Het nummerplan bepaalt wat er met de inkomende calls moet gebeuren – waar moeten ze naartoe gerouteerd worden. Het nummerplan stel je als volgt in:

Stap 1: ga in het linkermenu naar Managed Voice.
Stap 2: klik vervolgens in het bovenste menu op Nummerplan;
Stap 3: selecteer het te wijzigen Nummerplan via het Maak uw keuze blok. Hernoem indien gewenst dit nummerplan door op Nummerplan hernoemen te klikken;
Stap 4: voeg een nummer toe door achter het kopje Nummers op Toevoegen te klikken. Via de wizard geef je aan wat er exact met het nummer dient te gebeuren – op welke extensie/groep/wachtrij moet het telefoonnummer binnenkomen?;
Stap 5: voeg eventueel een prefix toe aan het nummer. Prefixes zijn idealiter niet langer dan 3 letters en worden getoond voor het nummer van degene die belt. Zo kun je bijvoorbeeld meteen zien voor welke afdeling diegene belt, of vanuit welk land.
Stap 6: maak het gewenste nummerplan actief. Dit kan op 2 manieren; door een Tijdsconfiguratie in te stellen (link) of handmatig in te stellen.

Stap 1: Log in op www.login.voicedata.nl
Stap 2: Wanneer je bent ingelogd dien je op Klant configuratie te klikken en vervolgens op Managed Voice (te vinden in het linkermenu, aangegeven in de onderstaande afbeelding).
Stap 3: Hierna wordt beschreven hoe je een voicemail extensie aanmaakt, wanneer je al een voicemail extensie hebt kun je deze stappen overslaan.
Stap 4: Klik op Voicemail extensie aanmaken en vul in:

Extensienummer: geef hier het interne nummer van de voicemail extensie op.
Naam: geef hier de naam van de Voicemail extensie op (bijvoorbeeld: Tijdelijk gesloten).
Pincode: geef hier de pincode op die nodig is bij het online afluisteren van voicemail.
Gekoppeld aan gebruiker: Je kunt een voicemailbox aan een gebruiker koppelen. Het voordeel hiervan is dat als je een inlog waarmee je jouw toestelgegevens mag wijzigen dit ook geldt voor de aan jou gekoppelde voicemailbox.
Emailnotificatie bestemming: vul hier het e-mail adres in waarop je de voicemail berichten in mp3 formaat wil ontvangen.
SMS notificatie naar: vul hier het mobiele nummer in van het toestel waarop je de voicemail berichten in mp3 formaat wil ontvangen.

Stap 5: Wanneer je al een welkomstbericht op de computer hebt staan, kun je deze direct uploaden bij het aanmaken van de voicemail extensie. Wanneer je een bandje heeft ingesproken via het servicenummer ‘905’ kun je deze later koppelen aan de voicemail extensie. Dit word in de volgende stappen beschreven.
Stap 6: Klik op Managed voice, en vervolgens op geluidsopnamen.
Stap 7: Je krijgt een overzicht te zien van alle geluidsopnamen.
Vink het geluidsbestand aan en koppel deze aan de voicemail extensie.
Stap 8: Na het doorlopen van deze stappen heb je een voicemail extensie aangemaakt en daar een bandje aan gekoppeld.

Hierna dien je een nummerplan te kopiëren over een leeg nummerplan, dit om te voorkomen dat je open nummerplan veranderd wordt. Klik op Managed voice, daarna op nummerplan en vervolgens op kopiëren.
Stap 9: Het volgende scherm wordt geopend, waarin je een nummerplan over een leeg nummerplan kan kopiëren.
Stap 10: Je dient aan te passen waar de nummer op uitkomen in het lege nummerplan, in de volgende stappen word beschreven hoe je dit kan doen.
Klik op Managed voice, en vervolgens op Nummerplan.
Stap 11: Selecteer het lege nummerplan, waarin er aanpassingen gedaan kunnen worden.
Laat de nummers uitkomen op de voicemail extensie door op Wijzig te klikken achter het nummer
Stap 12: Wanneer je op wijzig hebt geklikt word het volgende venster geopend.
Na het instellen van de uitkomst op het nummer, dien je op Opslaan te klikken. Doe dit bij alle gewenste nummers in het nummerplan.
Dit lege nummerplan is nu goed geconfigureerd voor de vakantiedag. Door een vakantiedag aan te maken, word dit nummerplan voor een bepaalde tijd actief.

Mobiel:
Zet de telefoon een paar seconden op vliegtuigmodus en haal de telefoon vervolgens van vliegtuigmodus af of verwijder de simkaart en doe deze er opnieuw in.
werkt dit niet? Neem dan contact met ons op.

Vast toestel:
Zet het toestel een paar seconden uit en weer aan. Is het probleem niet verholpen? Neem dan contact met ons op.

Geen service is een melding die je zowel op je mobiele telefoon als op je vaste telefoon kunt tegenkomen.

• Geen service op smartphone
  De melding geen service op je smartphone betekent dat er geen contact is het met het mobiele netwerk.
  Herstart je smartphone volledig en kijk of het probleem is opgelost Is het probleem nog niet verholpen, kijk dan eerst of je de meest up-to-date software hebt en check of je sim-kaart goed in het toestel zit. Mocht dit geen oplossing bieden, bel dan met 074-7113660 of mail naar support@voicedata.nl.
• Geen service op vast toestel
  Wanneer je de melding geen service op je vaste toestel krijgt betekent dat er geen verbinding is met onze server
  Stap 1: Herstart het toestel en kijk of het probleem is opgelost, is dat niet het geval ga dan naar stap 2
  Stap 2: Herstart je router en kijk of het probleem is opgelost, is dat niet het geval bel dan met 074-7113660 of mail naar support@voicedata.nl.

Niets is vervelender dan vertraging of haperingen in het gesprek met jouw klanten. Deze problemen zijn snel op te lossen door het gebruiken van de juiste instellingen in je router/firewall.

Heb je een IT-partner die dit regelt? Geef dan aan dat voor optimale werking van telefonie er geen blokkades (intern/uitgaand) naar Voicedata actief mogen zijn, het komt af en toe voor dat een router/firewall dit standaard blokkeert.

One way audio is de term voor het feit dat er maar 1 kant van het gesprek te horen is. Dat kan zijn dat jij de beller niet hoort OF dat de beller jou niet hoort. Dit probleem wordt altijd veroorzaakt door de router/firewall die je gebruikt en hoe er wordt omgegaan met zogeheten NAT verkeer.

Mail naar support@voicedata.nl of bel op 074-7113660 als je dit probleem hebt, we zullen je direct helpen en overleggen met je IT-partner om dit probleem zo spoedig mogelijk op te lossen.

Wanneer je een gesprek hebt waarbij jij of de klant als een robot of blikkerig klinkt dan heeft dat vaak te maken met de beschikbare bandbreedte. Je kunt de volgende checks doen alvorens je onze servicedesk belt:

• Generiek alle toestellen binnen het bedrijf
  Is je internetverbinding ook traag en kun je dit niet verklaren? Herstart je router, wellicht is dit apparaat al maanden online en zorgt een herstart voor vlottere sessies!
• Vast toestel
  Een vast toestel is altijd bekabeld aangesloten, als je robotstemmen ervaart dienen we dit altijd te zoeken in het netwerk. Heb je ook trager internet? Herstart dan je router. Heb je geen traag internet en alleen deze problemen op het toestel, bel dan met onze servicedesk.
• Headset
  Heb je alleen via je headset een blikkerig geluid? Een headset heeft een bepaald bereik (bluetooth 10 meter, dect 30 meter) en loop je net niet of net wel buiten dit bereik dan ervaar je waarschijnlijk dit probleem. Mocht het zo zijn dat je 2 apparaten hebt gekoppeld (bijvoorbeeld vast toestel en mobiel toestel) schakel dan eens bluetooth uit op het mobiele toestel en test het nogmaals. Houd je problemen, neem dan snel contact op via 074-7113660.
• DECT / draagbaar toestel
  Heb je enkel problemen met een DECT of draagbaar toestel, zorg er dan voor dat je dichter bij het bassistation bent OF check even of het basisstation niet per ongeluk is gevallen in je meterkast of patchkast, waardoor het bereik niet optimaal is.
• Coligo Desktop of Mobile
  Je computer of smartphone zijn vaak sneller na een herstart, tegenwoordig starten we onze apparaten wat minder vaak opnieuw op. Kijk ook altijd even kritisch naar de connectie (vaak WIFI). Als je dichter bij je WIFI apparaat zit en de gesprekken zijn wel goed, dan zijn de problemen te verklaren door het wifi bereik. Als dat niet zo is, herstart dan je router eens.

Het instellen of wijzigen van openingstijden is een functie die niet voor iedere gebruiker toegankelijk is. De administrator of engineer heeft de juiste rechten om dit te doen. Lees het volgende artikel op onze WIKI om openingstijden aan te passen: https://www.voicewiki.nl/article/tijdsconfiguratie/.

Er zijn 2 manieren om jezelf aan of af te melden op een wachtrij. Dit kan via Coligo Desktop (softphone) waarbij je een menu optie “Wachtrij Tools” hebt en hier kun je jouw beschikbaarheid aan- of uitvinken.

Telefonisch kun je aanmelden op een wachtrij door naar 903 te bellen en het wachtrijnummer in te toetsen, afmelden gaat op dezelfde manier alleen dan door te bellen naar 904.

Onze telefooncentrale wordt geleverd vanuit de cloud en wij willen dat onze klanten zo veilig mogelijk bellen. Als je IP-adres wijzigt OF het toestel is afgemeld krijg je de melding “u bent niet aangemeld” bij het opzetten van een gesprek.

Meld je dan snel opnieuw aan door te bellen naar 901. Je komt in het aanmeldmenu waarbij je je extensienummer (intern nummer) en het bijbehorende wachtwoord moet invoeren. Als deze 2 stappen zijn doorlopen kun je weer bellen en gebeld worden!

Mobiel:
Zet de telefoon een paar seconden op vliegtuigmodus en haal de telefoon vervolgens van vliegtuigmodus af of verwijder de simkaart en doe deze er opnieuw in.
werkt dit niet? Neem dan contact met ons op.

Vast toestel:
Zet het toestel een paar seconden uit en weer aan. Is het probleem niet verholpen? Neem dan contact met ons op.

Geen service is een melding die je zowel op je mobiele telefoon als op je vaste telefoon kunt tegenkomen.

• Geen service op smartphone
  De melding geen service op je smartphone betekent dat er geen contact is het met het mobiele netwerk.
  Herstart je smartphone volledig en kijk of het probleem is opgelost Is het probleem nog niet verholpen, kijk dan eerst of je de meest up-to-date software hebt en check of je sim-kaart goed in het toestel zit. Mocht dit geen oplossing bieden, bel dan met 074-7113660 of mail naar support@voicedata.nl.
• Geen service op vast toestel
  Wanneer je de melding geen service op je vaste toestel krijgt betekent dat er geen verbinding is met onze server
  Stap 1: Herstart het toestel en kijk of het probleem is opgelost, is dat niet het geval ga dan naar stap 2
  Stap 2: Herstart je router en kijk of het probleem is opgelost, is dat niet het geval bel dan met 074-7113660 of mail naar support@voicedata.nl.

Onze telefooncentrale wordt geleverd vanuit de cloud en wij willen dat onze klanten zo veilig mogelijk bellen. Als je IP-adres wijzigt OF het toestel is afgemeld krijg je de melding “u bent niet aangemeld” bij het opzetten van een gesprek.

Meld je dan snel opnieuw aan door te bellen naar 901. Je komt in het aanmeldmenu waarbij je je extensienummer (intern nummer) en het bijbehorende wachtwoord moet invoeren. Als deze 2 stappen zijn doorlopen kun je weer bellen en gebeld worden!