Privacy statement

2. gegevensverwerking

Hieronder wordt een overzicht gegeven van de gegevens die Voicedata B.V. verwerkt:

• NAW-bedrijfsgegevens;
• administratieve bedrijfsgegevens (bank- en incassogegevens) ten behoeve van facturatie;
• contactgegevens van het administratief-, technisch- en/of tekenbevoegd contactpersoon binnen bedrijven ten behoeve van facturatie, ondersteuning en informatieverstrekking;
• telefoonnummers van bedrijven ten behoeve van de dienstverlening;
• namen en telefoonnummers van medewerkers ten behoeve van administratieve, bedrijfsmatige en dienstverlenende ordening;
• facturen, offertes en betalingsgedrag van bedrijven ten behoeve van de administratie;
• e-mailverkeer dat van en naar Voicedata B.V. verzonden wordt ten behoeve van de dienstverlening;
• statistische registratie van alle telefonische gesprekken, verstuurde sms-berichten en verbruikte data per individu ten behoeve van dienstverlening, administratie en voor ondersteuningsdoeleinden, deze gegevens worden voor een periode van 90 dagen beveiligd opgeslagen waarna deze permanent en geautomatiseerd verwijderd worden;
• IP, login en technische gegevens van (netwerk)apparatuur dat door Voicedata B.V. of derden (waarvoor expliciet toegang is verleend) geplaatst is op locatie bij de klant ten behoeve van de dienstverlening en voor ondersteuningsdoeleinden;
• telefonisch contact met Voicedata B.V. wordt opgenomen en voor een periode van 30 dagen beveiligd opgeslagen voor interne- en trainingsdoeleinden waarna deze permanent en geautomatiseerd verwijderd worden;
• gespreksopnamen van afnemers van Voicedata B.V. worden (indien gewenst) voor een periode van maximaal 30 dagen beveiligd opgeslagen waarna deze permanent en geautomatiseerd verwijderd worden, medewerkers van Voicedata B.V. hebben hier geen toegang tot;
• tekstuele en handmatige registratie door een medewerker van Voicedata B.V. van de gevoerde (telefonische) gesprekken voor ondersteuningsdoeleinden;

2.1. bewaartermijn

Vanuit de Europese Unie is voor de wet AVG geen limiet aangaande het bewaren van zakelijke (persoons)gegevens vastgesteld. Indien er geen noodzaak meer toe is om gegevens te bewaren zal Voicedata B.V. zich hier van ontdoen en conform fiscale en/of juridische bepalingen verwijderen uit haar systemen.

2.2. inzien, overdracht of verwijderen van persoonsgegevens

Personen waarvan Voicedata B.V. gegevens opslaat hebben het recht om deze informatie in te zien, over te dragen en/of te laten verwijderen uit de systemen. Hiervoor kan het individu een verzoek indienen door een e-mail te sturen naar info@voicedata.nl.

2.3. vertrouwelijkheid en regulering

Voicedata B.V. heeft met al haar medewerkers een geheimhoudingsverklaring afgesloten aangaande bedrijfs- en privacygevoelige informatie. Tevens beschikt Voicedata B.V. over een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) van al haar medewerkers. Voicedata B.V. heeft een beveiligings- en continuïteitsplan gedeponeerd bij de Autoriteit Consument en Markt waarin beschreven staat hoe omgegaan wordt met de beveiliging van privacygevoelige informatie en het waarborgen van de dienstverlening in geval van calamiteiten.

4. data protection impact assessment

Organisaties dienen, volgens de AVG, niet voor iedere gegevensverwerking een DPIA uit te voeren. Een DPIA is een instrument om op voorhand privacyrisico’s van een gegevensverwerking in kaart te brengen en op voorhand maatregelen te kunnen nemen om deze risico’s te verkleinen. Dit is enkel verplicht indien de gegevensverwerking een hoog privacyrisico oplevert voor de betrokkenen (de personen waarvan de organisatie gegevens verwerkt). Dit is het geval als een organisatie:

• systematisch en uitvoerig persoonlijke aspecten evalueert, waaronder profiling;
• op grote schaal bijzondere persoongegevens verwerkt worden;
• op grote schaal en systematisch mensen gevolgd worden in een publiekelijk toegankelijk gebied, bijvoorbeeld met cameratoezicht.

Buiten deze drie situaties geeft de AVG geen overzicht van verwerkingen met een hoog risico waarbij een DPIA verplicht is. Voicedata B.V. verwerkt geen gegevens die betrekking hebben tot de genoemde situatie en ontdoet zich hierdoor van de verplichting om een DPIA op te stellen.